Checklist de configuração inicial
Use este checklist durante os primeiros 7 dias. Ele guia você pelas etapas essenciais para deixar o Hotelly funcionando. Quando tudo estiver marcado, sua hospedagem estará pronta para receber reservas automáticas 24/7.
Dia 1 — Fundação (30 min)
Você vai criar a estrutura básica da sua hospedagem.
Configurar Estabelecimento
- Acesse Configurações > Propriedade > Dados Gerais (artigo em hold, campos em análise)
- Preencha os dados básicos
- Salve
- Artigo relacionado: Como configurar seu estabelecimento
- Resultado esperado: Seus dados estão registrados no sistema
Cadastrar Tipos de Quarto
- Vá em Configurações > Quartos > aba "Tipos de Quarto"
- Clique + Novo Tipo de Quarto
- Crie cada tipo (Simples, Duplo, Suite, etc.)
- Preencha: Nome, capacidade máxima (hóspedes), descrição
- Repita para TODOS os tipos que sua hospedagem oferece
- Artigo relacionado: Como cadastrar tipos de quarto
- Resultado esperado: Todos os tipos catalogados e visíveis no sistema
Tempo estimado: 15 minutos
Checkpoint: Você consegue ver todos os tipos na lista?
Dias 2-3 — Inventário (45 min)
Agora você cadastra os quartos reais e os preços.
Cadastrar Quartos
- Vá em Configurações > Quartos > aba "Quartos"
- Clique + Novo Quarto
- Para CADA quarto, preencha:
- Nome / Número (101, 102, etc. ou "Bungalow A", etc.)
- Tipo de Quarto (escolha na lista dos tipos que criou)
- Quarto ativo (checkbox — marcado por padrão)
- Repita até cadastrar TODOS os quartos
- Artigo relacionado: Como cadastrar quartos
- Resultado esperado: Todos os quartos aparecem em uma grade visual (heatmap)
Tempo estimado: 20-30 minutos
Checkpoint: Você vê todos os quartos na grade? Os nomes estão corretos?
Revisar e Ajustar Preços
- Vá em Configurações > Tarifas
- Clique em células do calendário para editar preços
- Para cada tipo de quarto × data, preencha:
- Tarifa base (preço por noite)
- Adulto extra (opcional)
- Descontos e preços para crianças (opcional)
- Você pode editar dia a dia ou selecionar range de datas para aplicar em lote
- Artigo relacionado: Como definir preços e tarifas
- Resultado esperado: Cada tipo tem preços realistas definidos
Tempo estimado: 15-20 minutos
Checkpoint: Os preços fazem sentido? São próximos ao que você cobra agora?
Dias 3-4 — Regras (30 min)
Você define como funciona cancelamento, garantia e períodos especiais.
Configurar Políticas
- Vá em Configurações > Propriedade > grupo "Regras"
- Configure Cancelamento:
- Escolha: Gratuito, Flexível ou Sem reembolso
- Defina prazo e multa (se aplicável)
- Configure Sinal (Garantia):
- Defina percentual (100%, 50%, 30%, etc.)
- (Opcional) Adicione exceções por temporada
- Configure Criancas:
- Defina faixas de idade (0-5, 6-12, 13-17, etc.)
- Configure Disponibilidade:
- Defina mínimo/máximo de noites (se aplicável)
- Bloqueie datas (se aplicável)
- Configure Temporadas (Carnaval, Réveillon, etc.):
- Clique Adicionar
- Preencha: Nome, Início, Fim, Mínimo de Noites
- Marque como Ativo
- Salve
- Artigo relacionado: Como configurar políticas
- Resultado esperado: Regras de negócio refletem sua estratégia
Tempo estimado: 20-30 minutos
Checkpoint: Suas regras de cancelamento, garantia e temporadas fazem sentido?
Dia 4 — Integração WhatsApp (15 min)
Você ativa o Concierge IA para receber reservas 24/7.
Conectar WhatsApp
- Contacte a equipe Hotelly para configuração assistida
- Forneça:
- Seu número de WhatsApp
- Tipo de conta (Business ou comum)
- Informações da hospedagem (nome, endereço, telefone, horários)
- Após conectado, acesse Configurações > Propriedade > Canais > Concierge IA para:
- Configurar horário comercial
- Ativar/desativar overrides
- Artigo relacionado: Como conectar o WhatsApp
- Resultado esperado: WhatsApp integrado e Concierge IA ativo. Teste: envie "Oi" para seu próprio número e a IA responde.
Tempo estimado: 10-15 minutos
Checkpoint: A IA respondeu quando você testou no WhatsApp?
Dia 4 — Integração Mercado Pago (10 min)
Você ativa pagamentos automáticos.
Conectar Mercado Pago
- Crie uma conta Mercado Pago (se não tiver) em mercadopago.com.br
- Vá em Configurações > Propriedade > seção "Integrações" > Mercado Pago
- Clique Conectar Mercado Pago
- Autorize o acesso
- Volte ao Hotelly e confirme a conexão
- Artigo relacionado: Como configurar o Mercado Pago
- Resultado esperado: Status diz "Conectado". Você vê sua conta do Mercado Pago refletida.
Tempo estimado: 10 minutos
Checkpoint: O status diz "Conectado"?
Dias 5-7 — Equipe e Testes (30 min)
Você adiciona sua equipe e valida tudo.
Convidar Equipe
- Vá em Configurações > Propriedade > seção "Pousada" > Equipe
- Clique + Convidar membro
- Para cada membro:
- Preencha e-mail
- Escolha função (Gerente, Financeiro, Recepcionista, Governança, Visualizador)
- Clique Convidar
- Cada membro recebe e-mail e cria conta
- Aguarde o status mudar de "Pendente" para "Ativo"
- Artigo relacionado: Como convidar sua equipe
- Resultado esperado: Sua equipe tem acesso. Cada um vê o que precisa.
Tempo estimado: 10-15 minutos
Checkpoint: Todos receberam e-mail? Todos conseguiram criar conta?
Teste Completo
- Teste uma reserva via WhatsApp:
- Envie uma mensagem: "Oi, vocês têm disponibilidade no fim de semana?"
- IA responde com opções
- Clique no link de reserva
- Complete a reserva de teste
- Simule pagamento
- Vá em Reservas e confira a reserva aparece
- Teste check-in digital (se já configurou)
- Confira que recepcionista consegue ver a reserva
- Confira que camareira consegue ver o quarto na fila de limpeza
- Resultado esperado: Tudo funciona. A reserva flui desde WhatsApp até check-in.
Tempo estimado: 15 minutos
Checkpoint: A reserva de teste apareceu no dashboard? Cada membro viu o que esperava?
Dia 7 — Revisão Final (15 min)
Você revisa tudo e confirma que está pronto para "ir ao vivo".
Revisão de Configurações
- Você consegue responder todas estas perguntas com "SIM"?
Sobre Quartos:
- Todos os tipos foram cadastrados?
- Todos os quartos foram cadastrados e vinculados ao tipo certo?
- Os preços fazem sentido?
Sobre Políticas:
- A política de cancelamento representa sua prática?
- A garantia (% antecipado) está configurada?
- Temporadas especiais (se existem) foram criadas?
Sobre Integrações:
- WhatsApp está conectado e respondendo?
- Mercado Pago está conectado?
- Base de conhecimento (informações da hospedagem) está completa?
Sobre Equipe:
- Gerente consegue acessar?
- Recepcionistas conseguem acessar?
- Camareiras conseguem acessar?
Resultado esperado: Você marcou "SIM" em tudo.
Log Book Digital
- Log Book Digital: Oriente sua equipe sobre o Log Book Digital: como registrar entradas e como fazer a passagem de turno. Acesse: Operação > Log Book.
Próximos Passos
- Compartilhe os links do Help Center com sua equipe (para dúvidas)
- Configure notificações no Copilot (assistente do sistema com ícone do Hotelly) para não esquecer de responder
- Comece a monitorar reservas que chegam via WhatsApp
Checklist Visual
Imprima ou use esta tabela para acompanhar:
| Dia | Tarefa | Status | Artigo |
|---|---|---|---|
| 1 | Configurar Estabelecimento | ⬜ | Link |
| 1 | Cadastrar Tipos de Quarto | ⬜ | Link |
| 2-3 | Cadastrar Quartos | ⬜ | Link |
| 2-3 | Revisar Preços | ⬜ | Link |
| 3-4 | Configurar Políticas | ⬜ | Link |
| 4 | Conectar WhatsApp | ⬜ | Link |
| 4 | Conectar Mercado Pago | ⬜ | Link |
| 5-7 | Convidar Equipe | ⬜ | Link |
| 5-7 | Teste Completo | ⬜ | Link |
| 7 | Revisão Final | ⬜ | Link |
Dúvidas durante os 7 dias?
Clique no ícone do Hotelly no canto inferior do dashboard para abrir o Copilot IA. Faça sua pergunta e a IA responde com instruções passo a passo.
Se a IA não conseguir resolver, ela oferecerá contato com a equipe Hotelly.
Parabéns!
Se marcou tudo como ✅, sua hospedagem está pronta. Agora:
- Reservas chegam via WhatsApp 24/7
- Pagamentos são automáticos
- Sua equipe vê exatamente o que precisa fazer
- Você tem controle total dos números
Bem-vindo ao futuro da sua hospedagem.