Como registrar uma entrada no Log Book
Em uma frase: Registre qualquer informação importante no Log Book em segundos: o sistema captura automaticamente data, hora e seu nome.
Por que você precisa fazer isso
O Log Book Digital é o ponto central onde toda a equipe se comunica sobre o que está acontecendo na hospedagem. Desde um chuveiro com pressão baixa até uma queixa de hóspede ou uma nota sobre a próxima limpeza, tudo fica registrado e acessível. Sem o Log Book, informações importantes se perdem na passagem de turno.
Passo a passo
1. Abra o Log Book
Na barra lateral do Hotelly, vá para Operação > Log Book.
2. Clique em "Nova Entrada"
Você verá um botão azul ou verde no canto superior direito (ou superior esquerdo, dependendo do layout). Clique nele.
3. Escolha a categoria
Uma caixa de diálogo ou formulário abrirá. Você precisa selecionar uma das 5 categorias:
| Categoria | Uso | Exemplo |
|---|---|---|
| Manutenção | Problemas estruturais, equipamentos, reparos | "Chuveiro do quarto 5 com pressão baixa. Técnico avisado." |
| Hóspede | Reclamações, pedidos especiais, feedback | "Hóspede da suíte 12 pediu coffee maker às 6h. Entregue." |
| Operação | Tarefas de rotina, checagens, coordenação | "Lençóis da suite 3 para troca. Housekeeping já avisado." |
| Financeiro | Cobranças extras, ajustes, problemas de faturamento | "Diferença de R$ 50 na conta da suíte 7. Revisado com hóspede." |
| Geral | Qualquer coisa que não se encaixa nas outras | "Entrega de pacote para hóspede da suíte 8." |
4. Escreva a descrição
No campo de texto, seja específico. Não escreva "problema no banheiro": escreva "Chuveiro do quarto 5 com pressão baixa, manutenção avisada".
Boas descrições:
- "Quarto 7: lâmpada da suíte queimada, peça de reposição pedida ao fornecedor para segunda."
- "Hóspede da suíte 3 solicitou toalhas extras. Housekeeping levou 2 conjuntos."
- "Cozinha: café acabou, novo pedido feito para amanhã de manhã."
Descrições ruins:
- "Problema"
- "Algo errado"
- "Resolver amanhã"
5. (Opcional) Vinculando a um quarto
Se a entrada é sobre um quarto específico, você pode vinculá-la. Por exemplo, se é sobre o quarto 5, o sistema deixará o quarto identificado na entrada. Isso facilita a busca depois.
6. Clique em "Registrar"
Pronto. A entrada foi salva. O sistema registrou automaticamente:
- A data e hora atuais
- Seu nome (baseado no usuário conectado)
- A categoria que você selecionou
- O texto que você escreveu
O que o sistema faz automaticamente
Você não precisa fazer nada disso. O Hotelly faz sozinho:
- Timestamp: data, hora exata e segundos
- Seu nome: quem registrou (vem da sua conta)
- Prioridade padrão: Normal (gerentes podem mudar depois)
- Visibilidade: todos da equipe veem (exceto viewers que só leem)
Se algo der errado
"Não vejo o botão 'Nova Entrada'"
Seu perfil é Viewer. Viewers podem ler o Log Book, mas não podem registrar entradas. Fale com um gerente para elevarem seu perfil para Front Desk, Housekeeper ou Manager.
"Não encontro a categoria certa"
Use Geral. Não há problema em usar a categoria geral, um gerente pode recategorizar depois se necessário. O importante é registrar a informação para que ninguém a perca.
"Digitei tudo, mas a entrada não apareceu"
Aguarde alguns segundos. Às vezes há um pequeno delay. Se continuar não aparecendo:
- Recarregue a página (F5 ou Cmd+R)
- Tente registrar novamente
- Se continuar, avise seu gerente
"Preciso editar uma entrada que acabei de registrar"
Clique na entrada que você fez (deve estar no topo da lista). A maioria das hospedagens permite edição nos primeiros minutos. Se o botão de edição não aparecer, fale com seu gerente.
Dicas
- Seja rápido: a entrada não precisa ser um romance. Uma frase bem escrita é melhor que um parágrafo confuso.
- Seja claro: use nomes de quartos, nomes de hóspedes, nomes de fornecedores. Contexto ajuda.
- Registre no momento: não deixe para depois. A informação pode se perder.
- Dúvidas sobre a categoria? Errar para Geral é sempre seguro.