FAQ: Log Book e Passagem de Turno
O que é o Log Book Digital?
O Log Book Digital é o caderno eletrônico compartilhado onde sua equipe registra ocorrências, tarefas pendentes e observações de cada turno. Em vez de anotar em cadernos espalhados ou mensagens de WhatsApp, tudo fica centralizado, rastreável e acessível. Quando um turno termina, o próximo começa com todas as informações necessárias à mão.
Quem pode registrar entradas no Log Book?
Quem registra entradas depende do perfil:
- Owner e Manager: Podem registrar em todas as categorias (Manutenção, Hóspede, Operação, Financeiro, Geral)
- Front Desk (Recepção): Podem registrar em Manutenção, Hóspede, Operação, Financeiro e Geral
- Housekeeper (Camareira): Podem registrar apenas em Manutenção e Hóspede
- Viewer (Visualizador): Podem ler todas as entradas, mas não podem registrar nenhuma
O que é a passagem de turno?
A passagem de turno é o processo de transmissão de informações entre um turno e o próximo. Quando um turno termina, o sistema gera um resumo com todos os itens abertos, pendências e observações importantes. O próximo funcionário a chegar lê esse resumo e confirma que entendeu, clicando em "Confirmar leitura". Isso garante que nada se perde entre turnos e que todo mundo está alinhado.
O que significa "Confirmar leitura do turno"?
"Confirmar leitura" é uma ação que você realiza após ler o log do turno anterior. Ao clicar em "Confirmar leitura", você está comunicando ao sistema e à equipe que entendeu tudo que foi registrado, que leu os itens abertos, e que está pronto para continuar o turno resolvendo as pendências. Sem essa confirmação, o sistema não permite abrir um novo turno, garantindo que ninguém pula essa etapa importante.
A confirmação de leitura significa que o problema foi resolvido?
Não. Confirmar leitura apenas significa que você leu e entendeu o que está registrado. Resolver o problema é uma ação separada. Cada item no log tem seu próprio status: você pode marcar como "resolvido" quando a ação for completada, mas a confirmação de leitura é apenas o primeiro passo: aceitar a responsabilidade de conhecer os itens abertos.
Quais categorias a camareira (housekeeper) pode usar?
Camareiras podem registrar apenas em duas categorias:
- Manutenção: Quedas, infiltrações, problemas técnicos, itens que precisam reparo (ar-condicionado queimado, lâmpada queimada, vidro trincado, etc.)
- Hóspede: Solicitações especiais, reclamações ou observações sobre hospedados (hóspede solicitou berço extra, reclamou de barulho, deixou algo quebrado no quarto, etc.)
As demais categorias (Operação, Financeiro, Geral) ficam restritas ao manager e owner, pois envolvem decisões operacionais ou financeiras.
Posso editar ou excluir uma entrada após registrar?
Entradas no Log Book são imutáveis por questões de auditoria e rastreabilidade. Uma vez registrada, uma entrada não pode ser editada ou deletada pelo usuário que a criou. Isso garante que o histórico seja confiável e que ninguém possa "apagar" erros ou incidentes.
Se uma entrada foi registrada por engano ou precisa ser corrigida, apenas o Manager ou Owner pode deletar a entrada se necessário. Se apenas correção for necessária, a melhor prática é registrar uma nova entrada clarificando ou corrigindo a informação anterior.
Onde vejo o resumo do turno atual?
O resumo do turno atual aparece na página principal do Log Book. Você verá:
- Itens abertos de cada categoria (quantos estão novos, em acompanhamento, resolvidos)
- Status de cada item (quem registrou, quando, se é crítico ou não)
- Turno ativo (qual turno está aberto neste momento)
Assim, managers conseguem um snapshot rápido: "Temos 3 manutenções abertos? Qual é crítico?" sem precisar ler entrada por entrada.
O Copilot usa as informações do Log Book?
Sim. O Copilot IA do Hotelly pode acessar informações do Log Book como contexto para recomendações e automações. Se há um item aberto de "Hóspede: quarto 12 solicitou berço", o Copilot pode lembrar ou alertar sobre essa pendência. Isso torna as sugestões do Copilot mais relevantes e operacionalmente úteis.
As entradas do Log Book ficam gravadas para sempre?
Não. Entradas do Log Book seguem a mesma política de retenção que dados de hospedados: 90 dias. Após 90 dias, as entradas são automaticamente arquivadas. Isso equilibra a necessidade de manter um histórico útil com a proteção de privacidade (LGPD). Se você precisar de registros mais antigos para auditoria ou investigação, entre em contato com o time Hotelly, há formas de acessar dados arquivados quando necessário.
Posso filtrar entradas por categoria ou por turno?
Sim. O Log Book oferece filtros para ajudar na busca:
- Por categoria: Manutenção, Hóspede, Operação, Financeiro, Geral
- Por turno: Manhã, Tarde, Noite (ou por data específica)
- Por status: Novo, em Acompanhamento, Resolvido
- Por usuário: Quem registrou a entrada
Isso permite que você encontre rapidamente "todas as entradas de manutenção do turno noturno" ou "todas as reclamações de hóspede desta semana".
O que acontece se ninguém confirmar a leitura do turno?
Se ninguém confirmar a leitura do turno anterior, o sistema bloqueia a abertura de um novo turno. Isso é proposital: garante que o conhecimento de um turno não seja perdido, mesmo que por preguiça ou distração.
A ideia é simples: antes de começar seu turno, você precisa saber o que ficou aberto. Se o sistema permitisse pular essa confirmação, seria fácil perder informações críticas. Portanto, "Confirmar leitura" é um gatilho obrigatório: você não consegue abrir um novo turno sem passar por essa etapa.